Şirketlerin çalıştırdıkları personele verdiği maaşın yanında sunduğu yan hakların çalışanı motive ettiği gibi işini ve iş yerini daha fazla sahiplenmesini sağladığı kısacası motivasyonunu yükselttiği kanıtlanmıştır. Çalışanların maaşına ek olarak özel sağlık sigortası, ramazan kolisi, bayram hediyesi veya istediği yerde harcaması amacıyla hediye çeki gibi yan ödemeler ve haklar sunan işletmeler bulunmaktadır. Bu yan haklardan özellikle hediye çekinin muhasebe sürecinin nasıl yapılacağı önemli bir konudur.
Peki personel masrafları ve muhasebeleştirilmesi söz konusu olduğunda bu hediye çekleri gider olarak yazılabilir mi?
Hediye Çekinin Temin Süreci Nasıl Yapılmalıdır?
Vergi Usul Kanunu’nun 229. maddesinde de açıkça belirtilen ifade şu şekildedir;
‘Fatura, satılan mal veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticarî vesikadır.’
Bu kanun maddesine dayanarak, hediye çeki tesliminde “fatura” düzenlenmesine gerek yoktur. Çünkü bir mal satın alınmamaktadır. Doğru belgelendirme şekli “dekont” ile yapılmalıdır. Buna rağmen, fatura düzenlense bile, usulsüzlük sayılamayacağı gibi fatura oluşturulurken KDV hesaplaması yapılmasına da gerek yoktur. Bu aşamada KDV hesaplanmasına gerek olmadığı ise KDV kanununun 10/b maddesinde belirtilen kriterlere hediye çekinin uymamasından kaynaklanmaktadır. Hediye çeki muhasebe süreci bu şekilde yürütülmektedir.
Hediye Çeki Maaş Bordrosunda Gösterilmeli midir?
4857 sayılı İş Kanunu’na göre maaş bordrosunda yer alması gereken bazı bilgiler vardır. Bunlar;
- İşçinin adı soyadı
- Personel maaşının ödemesinin yapıldığı gün ve bulunduğu dönem
- Ekstra çalışma, hafta sonu tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemelerin miktarı
- Vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin miktarı
- Ücret ödeme günü
- İşverenin imzası
Bu bilgiler bordro üzerinde kesinlikle gösterilmeli ve iş veren ile işçi mutabık kalmalıdır. Hediye çeki, bu kanuna göre net ücrete etki eden ekstra ödeme olduğu için bordro da kesinlikle yer almalıdır.
Hediye Çeki Gider Olarak Yazılır mı?
İşletmeler tarafından hediye çekleri, çalışanlara, iş ortaklarına veya müşterilere verilebilir. Çalışanlara verilen hediye çekleri ücret ödemesi kapsamında değerlendirilerek çalışanın ücret bordrosuna dahil edilmekte, firmaların müşterilerine vermiş oldukları hediye çekleri ise bir pazarlama harcaması olarak değerlendirilmektedir.
193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. maddesine göre, ticari kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi için yapılan genel giderler, safi kazancın tespitinde indirilecek gider olarak dikkate alınmaktadır. Bu nitelikteki giderlerin, kazancın elde edilmesi ve idamesiyle illiyet bağının bulunması, iş ve işletme hacmi ile uygun olması gerekir.
Bu bilgiler ışığında hediye çeki gider kaydı olarak alınabilir. Hediye çeki personele de verilse pazarlama aracı olarak da kullanılsa gider olarak yazılabilmektedir.
Hediye çekleri, işverenin çalışanlarına yaptığı bir sosyal yardım gibi gözükse de mevcut mevzuata göre bu bir yardım, destek veya iyilik olarak nitelendirilmemektedir. Ayrıca hediye çekleri, yemek bedeli ve evlenen veya çocuğu olan personele yapılan diğer yardımlar gibi istisna olarak kabul gören yardımlar içerisinde yer almamaktadır. Hediye çeki, ekstra ücret olarak nitelendirilmekte olup bu ücretler sosyal güvenlik matrahına dahil edilmelidir. Bununla birlikte gelir vergisi stopajına da tabi edilmeleri gerekmektedir. Bu durumda aylık tavan ücreti de etkilemektedir. Kısacası hediye çekleri de gider olarak yazılabilir ve çalışan bordrosunda gider kaydı olarak muhasebeleştirilebilir.