İşletmeler şirketlerini büyütmek ve geliştirmek adına yalnızca iş süreçlerinin gerçekleştirilmesi için değil personelinin çalışma koşullarının iyileştirilmesi için de yatırım yapmaktadır. Personelin motivasyonunun artması ile birlikte verimin de artacağını bilen işveren bu sebeple çalışanına pek çok yan hak sunar. Kurumsal ödüllendirme de bu yan haklardan biridir. Ancak kurumsal ödüllendirmede her çalışanın zevkine ve ihtiyacına göre alınmayan bir hediyenin gerçek anlamda bir ödüllendirme olmayacağını bilen işletmeler artık hediye çeki ya da hediye kartı gibi bireylere seçme özgürlüğü sunan daha güncel ve esnek ödüllendirme seçeneklerini tercih etmektedirler.
Bu süreçte en çok merak edilen konulardan biri de hediye çekleri KDV durumu ve hediye çeki belgeleme ve gelir/gider uygulaması işlemlerinin nasıl yapıldığıdır.
Hediye Çekleri KDV ’ye Dahil midir?
İşletmeler yılbaşı ve bayram gibi özel günlerde; çalışanlarının motivasyonunu artırmak, müşterileri ve tedarikçileri ile iş ilişkilerini güçlendirmek adına hediye çeki kullanmayı tercih edebilmektedir. Hediye çeki belli markalarda geçerli olmak üzere belli miktarlarda bedelsiz alışveriş yapmayı sağlayan belgelerdir. Çalışanlara verilen hediye çekleri ücret ödemesi kapsamında değerlendirilir direkt ücret gideri olarak kabul edilir. Bunun yanında müşterilere ve tedarikçilere verilen hediye çekleri ise pazarlama tekniği sayılır ve bu sebeple bir pazarlama harcaması olarak kabul edilir.
Hediye çekinin satılması aşamasında KDV (Katma Değer Vergisi) kanununda belirtilen anlamda gerçekleşmiş bir mal teslimi ve hizmet ifası henüz söz konusu değildir. Bu sebeple hediye çekinin satışı halinde KDV yönünden vergiyi doğuran herhangi bir olay gerçekleşmez. Hediye çeklerinin üçüncü şahıslar yani çeki teslim alan çalışanlar tarafından kullanımı durumunda ise artık hediye çekinde belirtilen miktarda mal ve hizmet alınmış olduğu için KDV kanununda belirtilen vergiyi doğuran olay meydana gelmiştir. Ve bu aşamada artık mal ve hizmete ilişkin faturanın da düzenlenmesi gerekir.
Hediye Çeklerinde Belgeleme ve Gelir/Gider Uygulaması Nasıl Yapılır?
Hediye çekinin çeki hazırlayan firma tarafından işverene satışı sırasında henüz gerçekleşmiş bir mal teslimi ve hizmet ifası olmadığından KDV yönünden vergiyi doğuran ve dolayısıyla faturalandırılması gereken bir olay meydana gelmez. Vergi Usul Kanunu’nun 229. maddesine göre hediye çeki karşılığında alınan bedeller avans niteliğindedir. Bu sebeple hediye çeki satışı yapan firmaların yaptıkları satışı dekontla belgelendirmeleri ve alınan bedelleri de avans olarak muhasebeleştirmeleri gerekir.
Hediye çeklerinin işveren tarafından dağıtılmasının ardından çalışanlar tarafından kullanımı durumunda çek üzerinde belirtilen miktarda mal ve hizmet alınmış olur ve artık hediye çekleri KDV ‘ye dahil olmuştur. Bu aşamada dekont yeterli olmaz, artık mal ve hizmete ilişkin fatura düzenlenmelidir. Kanun’a göre fatura üzerinde çeki satın alıp dağıtan müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarasının yer alması zorunludur.
Vergi Usul Kanunu’nun 230/3 maddesine göre malın teslimi ya da hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en fazla 10 gün içerisinde faturanın düzenlenmiş olması gerekir. 10 gün içerisinde düzenlenmeyen faturalar düzenlenmemiş sayılır. Fatura hediye çeklerini satın alan ve çalışanlarına dağıtan işveren adına düzenlenmelidir çünkü bu belgelerin karşılığı olan bedelleri ödeyen çeki kullanan çalışanlar değil işletmenin kendisidir.
İşletmelerin bizzat satın alarak çalışanlarına verdikleri hediye çekleri ücret ödemesi kapsamında değerlendirilerek maaş bordrosunda gösterilir. Bu sebeple işveren tarafından ücret gideri olarak kabul edilir. Firma, kendi markasının tanıtımını ve reklamını yapmak üzere hediye çeki hazırlamış ve dağıtmış ise ticari kazancın tespitinde indirilecek gider olarak kabul edilir.