Hediye Çeki Uygulaması Muhasebesi ve Gider Kaydı Nasıl Yapılır?

İşletmeler çalışma koşullarını iyileştirmek, çalışan memnuniyetini artırmak ve personelin işletmeye olan aidiyet duygusunu geliştirerek daha verimli bir çalışma ortamı oluşturmak adına pek çok yan hak sunmaktadır. Bu yan haklardan biri de bayram, yılbaşı gibi özel günlerde ve şirket başarılarında kurumsal ödüllendirmedir. Son zamanlarda şirketler kurumsal ödüllendirmede gömlek, kravat, fular, ajanda ve kalem gibi geleneksel hediyeler yerine artık hediye çeki kullanmaktadır. Böylece herkes kendi zevkine ve ihtiyacına göre alışveriş yapabileceğinden gerçek bir ödüllendirmenin gerçekleşmesi hedeflenir. 

Hediye çeki ile ilgili işlemlerde; hediye çekini düzenleyen, satın alıp dağıtan ve müşteri/personel olmak üzere üç taraf bulunmaktadır. Bu süreçte en çok merak edilen konulardan biri de hediye çeki uygulamasının muhasebeleştirilmesinin nasıl gerçekleştiği konusudur.  

Hediye Çeki Nedir Ne Amaçla Kullanılır?

Hediye çekleri belli markalara ait olup üzerinde belli bir meblağ bulunduran ve üzerindeki meblağ kadar ait olduğu markadan ücretsiz alışveriş yapmaya olanak sağlayan belgelerdir. Hediye çeki markaların kendi reklam ve tanıtımlarını yapmak üzere eşantiyon olarak dağıtılabileceği gibi şirketler tarafından çalışan memnuniyetini artırmak ve işletme ile personel arasındaki bağı güçlendirmek amacıyla kurumsal ödüllendirmede de kullanılmaktadır. 

Şirketler diledikleri markadan diledikleri kadar bakiye yüklü olan hediye çeklerini satın alarak çalışanlara yılbaşı, bayram, doğum günleri ve benzeri özel günlerde takdim edebilir. Hediye çeki üzerinde hangi marka ya da markalar için kullanılabileceği ve geçerli olduğu bakiye miktarı ile birlikte geçerli olduğu tarihler de yer alır. Çalışanlar bu tarihler arasında dilediği bir günde alışverişini yapar. Yapılan alışveriş tutarı bakiyesinden daha az ise kalan bakiye kendisine nakit olarak verilemez. Alışveriş bedelinin hediye çekleri bedelinden fazla olması durumunda ise aradaki fark alışverişi yapan kişiler tarafından karşılanır. 

Hediye Çeki Satın Alarak Çalışanlarına Dağıtan İşletmelerin Gider Uygulaması ve Muhasebesi Nasıl Yapılır?

Şirketler satın aldıkları hediye çeklerini çalışanlarına veya müşterilerine verebilirler. Çalışanlara verilen hediye çekleri ücret ödemesi kapsamında değerlendirilir ve çalışanın ücret bordrosuna dahil edilir. Müşterilerine vermiş oldukları hediye çekleri ise bir pazarlama harcaması olarak değerlendirilir. 

Şirketlerin kurumsal ve ödüllendirme amacı ile çalışanlarına ya da müşterilerine dağıtmak üzere aldıkları hediye çeklerinin muhasebeleştirilmesi ile ilgili işlemler 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu (GVK)’nun 40/1 maddesinde belirtilmiştir.

Bu madde gereğince; Ticari kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesi için yapılan genel giderler, safi kazancın tespitinde indirilecek giderler olarak dikkate alınmaktadır. Ancak bu giderin indirilecek Gider olarak dikkate alınabilmesi için kazancın elde edilmesi ve idame arasında illiyet bağının bulunması gerekir. Yapılan gider kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesinin bir gereği olarak değil, işletme sahibinin kişisel tatmin (kurumsal ödüllendirme) sağlama amacına yönelik olduğu durumlarda ise bu giderlerin vergilendirmeye esas matrahının tespitinde indirilecek gider olarak dikkate alınması mümkün değildir. Bu şekilde giderlerin kanunen kabul edilmeyen gider olarak dönem ticari kârına ilave edilmesi gerekir.

Hediye çeklerini teslim alan firma çekleri dağıtmadığı sürece gider ya da maliyet kaydı yapmaz. Gelir vergisi kanununun 61. maddesine göre işverene tabi ve belirli bir işyerine bağlı olarak çalışanlara hizmet karşılığı verilen para ve ayınlar ile sağlanan ve para ile temsil edilebilen menfaatler ücret olarak gelir vergisine tabidir. Bu maddeye göre personele verilen çekler ücret olarak gelir vergisine tabi tutulur, çeklerin bedeli net ücret olarak kabul edilir ve brüt tutar personel gideri olarak kaydedilerek bordroya aktarılır.